BELEID whistleblowing (MELDEN VAN ONETHISCHE PRAKTIJKEN)

Dit beleid is van toepassing op alle werknemers, leveranciers, consultants, leidinggevenden, stagiairs, tijdelijke en uitzendkrachten.

Het beschrijft wat er gedaan moet worden in geval er reden is om aan te nemen dat er iets gevaarlijks, illegaals of onethisch gebeurt op het werk en dat het één of meerdere collega´s beïnvloedt (of dreigt te beïnvloeden).

Als zulke zorgen gemeld worden heet dit whistleblowing.

We zijn te allen tijde toegewijd aan het handhaven van de hoogste normen van integriteit in alles wat we doen.

Alle organisaties kunnen echter af en toe worden beïnvloed door gedrag dat gevaarlijk, ontwettig of in strijd is met ethische of professionele codices.

Volg de procedures die uiteengezet zijn in Deel II. van dit beleid en meld eventuele zorgen over dergelijk gedrag onmiddelijk zodat we de nodige maatregelen kunnen nemen om het zo snel mogelijk op de lossen.

Dit beleid is van toepassing op de acties van derden, zoals leveranciers, dienstverleners en klanten evenals op onze werknemers. Als u twijfels heeft over een derde partij, neem dan eerst contact op met ons voordat u met iemand anders contact op neemt. De contactpersoon, Tomáš Hradil, zal uitleggen hoe verder te handelen.

We zullen uw zorgen altijd serieus nemen en ze zullen grondig worden onderzocht door de relevante medewerkers. Het belangrijkste is dat u zich altijd zelfverzekerd voelt en met vertrouwen volgens Deel II kunt handelen. Degenen die deze vermoedens onder onze aandacht brengen lopen geen risico op onderdrukking – we waarderen al dit soort meldingen en respecteren degenen die ze onder onze aandacht brengen. We spelen allemaal een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat ons bedrijf en iedereen die hier werkt wordt professioneel, wettig en gepast behandeld.

2. HET MAAKT GEEN DEEL UIT VAN DE ARBEIDSOVEREENKOMST.

Dit beleid maakt geen onderdeel uit van uw arbeidsovereenkomst. Wij, van LIPOELASTIC a.s., mogen dit beleid op elk moment wijzigen.

3. welke activiteiten worden als relvant beschouwd voor whistleblowing?

Het gaat hier niet om een vermoeiende lijst, maar om de soorten van problemen die u ons kunt mededelen via whistleblowing, deze kunnen zijn:

• Elke activiteit waarvan u vermoedt dat deze strafbaar is
• Elke activiteit waarvan u vermoedt dat deze de gezondheid en veiligheid in gevaar brengt
• Elke activiteit waarvan u vermoedt dat deze schadelijk kan zijn voor het milieu
• Elke activiteit waarvan u vermoedt dat deze gepaard kan gaan met omkoping en corruptie
• Het niet naleven van wettelijke of reglementaire verplichtingen
• Het niet nakomen van professionele vereisten
• Elke poging om één van deze activiteiten geheim te houden

Als u niet zeker bent of als er iets is waar u zich zorgen over maakt met betrekking tot dit beleid, neem dan contact op met Tomáš Hradil.

Pesten of intimidatie

Als uw klacht betrekking heeft op het gedrag van anderen jegens u dan vindt u passende instructies hoe verder te handelen in het klachtenbeleid (het Klachtenregister is sinds 2017 van kracht binnen ons bedrijf). Dit soort gedrag valt niet onder het mededelingsbeleid.

4. VERTROUWELIJKHEID EN ANONIMITEIT

We verzoeken u altijd om uw zorgen openlijk te communiceren en raden actief aan om dit niet anoniem te doen. Dit omdat het niet altijd gemakkelijk is om anonieme meldingen te verwerken en te onderzoeken, vooral omdat we u niet kunnen vragen om verdere details te verduidelijken en zo kunnen we moeite hebben met het verhelderen en het vinden van bewijsmateriaal om uw beweringen te ondersteunen en/of een geïnformeerde conclusie te trekken. Onder deze omstandigheden lopen we het risico bewijsmateriaal of kansen mis te lopen om belangrijke ondersteunende informatie te verzamelen of nuttige getuigen te identificeren, omdat we eenvoudig niet op de hoogte zijn van het bestaan hiervan, ondanks alle pogingen de waarheid te achterhalen.

Als u echter toch anoniem wilt blijven zullen we ons best doen om ervoor te zorgen dat uw anonimiteit en de de vertrouwelijkheid van uw zorgen gehandhaafd worden. Als we in het kader van het onderzoek uw identiteit aan een andere personen bekend moeten maken zullen we altijd vooraf met u bespreken wat onze wensen zijn en waarom we uw identiteit bekend willen maken.

We zullen uw beschermen tegen vergeldingen en u kunt meer informatie vinden over de manier waarop we dit doen en wat uw rechten zijn in sectie 5 hieronder.

5. we beschermen de melder

Er bestaan geen sancties voor fouten, zelfs niet als we na onderzoek (welke we altijd grondig en gewetensvol uitvoeren) concluderen dat er geen sprake is van schending van de wet, principes of van onethisch gedrag. Om voor bescherming in aanmerking te komen moet, naar aanleiding van redelijke overtuiging van de werknemer die de melding maakt, aangetoond kunnen worden dat er zich waarschijnlijk één of meer van de volgende gebeurtenissen hebben voorgedaan of waarschijnlijk zullen gaan plaatsvinden en het in algemeen belang is om hier kennis van te geven:

• Criminaliteit
• Niet nakomen van wettelijke verplichtingen
• Gerechtelijke dwaling
• Bedreigingen voor de gezondheid en veiligheid van personen
• Bedreigingen voor het milieu of,
• Opzettelijk verzwijgen van één van de bovenstaande feiten.

Als u op enig moment het gevoel heeft dat we u niet eerlijk of correct behandeld hebben tijdens het verwerken van uw whistleblowing, moet u ons onmiddelijk op de hoogte stellen. Allereerst moet u Tomáš Hradil op de hoogte stellen en als u niet tevreden bent met de uitkomst van dit gesprek moet u de procedure volgen die gespecificeerd is in het Klachtenregister.

We beschermen melders ook tegen anderen, dus als een melder aangeeft dat anderen hem ongepast hebben behandeld (ook als de melder als gevolg van zijn zorgen bedreigd wordt), zullen we disciplinaire maatregelen nemen tegen deze personen. Het gevolg van onze procedure kan het ontslag van een dergelijk persoon (personen) betekenen wegens grove schending van de werkdiscipline. De melders kunnen ook het recht hebben om juridische stappen te ondernemen tegen dergelijke personen.

Wilt u meer informatie over uw rechten als melder en over hoe in aanmerking komt voor bescherming, dan kunt u contact opnemen met een advocaat.

6. Whistleblowing TEGEN PERSONEN BUITEN LIPOELASTIC a.s.

Ons beleid heeft betrekking op het proces van melden, onderzoeken en oplossen van wangedrag binnen LIPOELASTIC a.s.

De meldingdprocedure, die we zorguldig hebben geïmplementeerd, is ontworpen om ervoor te zorgen dat we, voor zover mogelijk, in staat zijn om eventuele problemen aan te pakken en u te beschermen tijdens dit proces.

Om deze redenen gaan we ervan uit dat het zeer zelden, of helemaal niet, nodig zal zijn iemand buiten LIPOELASTIC a.s. bij dit proces te betreken.

We erkennen echter dat u in uitzonderlijke gevallen een externe autoriteit zou kunnen inschakelen – zoals een brancheregulator – en/of een advocaar die u kan doorverwijzen naar de juiste regelgevende instantie voor de concrete kwestie die u aan de orde wilt stellen.

Inschakelen van de pers/media

Betrokkenheid van de media bij whistleblowing leidt vaak tot een escalatie van de situatie, niet tot ondersteuning. Dit kan het veel moeilijker maken om bewijs te verzamelen en de bereidwilligheid van relevante personen verminderen om dit proces te ondersteunen.

Wij raden u daarom ten zeerste af om de media in te schakelen. Tenzij er sprake is van uitzondelijke omstandigheden beschouwen wij elk contact met de pers als een ernstig disciplinair probleem dat ontslag rechtvaardig. We verwachten over het algemeen dat u alle redelijke stappen hebt ondernomen om de zaak intern of met een externe toezichthouder op te lossen en dat u een advocaat raadpleegt voordat u de betrokkenheid van de pers kunt rechtvaardigen.

Volg deze stappen:

• Deel uw zorgen in de eerste plaats met contactpersoon Tomáš Hradil. Dit kunt u schriftelijk of persoonlijk doen.
• Als u uw zorgen niet met Tomáš Hradil wilt bespreken of als u van mening bent dat uw zorgen zeer ernstig zijn, dan moet u contact opnemen met Petr Remeš.
• Leg uit dat u uw zorgen kenbaar maakt binnen het beleid van whistleblowing. Geef vervolgens alle belangrijke feiten aan, inclusief de namen van de betrokken personen en alle relevante gegevens.  
• U kunt worden uitgenodigd voor een bijeenkomst om uw zorgen te bespreken. Tijdens deze bijeenkomst – en tijdens alle volgende bijeenkomsten – mag u iemand meenemen. Dit mag een collega zijn. Iedereen die u vergezelt wordt gevraagd in te stemmen met strikte vertrouwelijkheid van de inhoud van de bijeenkomst, inclusief alle materialen die worden gedeeld en/of beoordeeld. Deze geheimhoudingsplicht is van toepassing op de periode vóór, tijdens en na de bijeenkomst en op elk daarop volgend onderzoek dat wij uitvoeren met betrekking op de zorgen die u naar voren brengt.
• Na deze bijeenkomst zullen we de aan de orde gestelde kwestie onderzoeken en kunnen we u vragen om deel te nemen aan verdere bijeenkomsten om ons te helpen bij onze inspanningen. Wij kunnen er ook voor kiezen om relevante externe (of interne) experts in te schakelen om ons te helpen een grondig, eerlijk en verantwoordelijk onderzoek uit te voeren.
• Onze relevante medewerkers die bij dit onderzoek betrokken zijn zullen u zoveel mogelijk informeren over de voortgang van het onderzoek. Om een aantal redenen die over het algemeen verband houden met wettelijke verplichtingen, waaronder zwijgplicht jegens anderen of in verband met juridisch advies dat we onder eigen naam kunnen gebruiken, is het niet mogelijk om alle details van onze bevindingen met u te kunnen delen.
• Het is mogelijk dat het resultaat van het onderzoek niet bevredigend is voor u. Mocht dit het geval zijn heeft u het recht om een klacht in te dienen bij Petr Remeš en te verzoeken om een heronderzoek van wat er ondernomen is en afgesloten.

Als u te goeder trouw een zorg heeft geuit zal onze procedure en iedereen die betrokken is bij de uitvoering hiervan u ondersteunen en beschermen. Als u echter te kwader trouw een valse beschuldiding naar voren brengt (bijvoorbeeld vanwege kwade bedoelingen) zullen wij ons disciplinair beleid toepassen en kan er een disciplinaire procedure tegen u worden gestart.

ELECTRONISCH CONTACT

whistleblowing@lipoelastic.com

TELEFONISCH CONTACT:

+420 571 116 300

SCHRIFTELIJK CONTACT:

WHISTLEBLOWING, Vrbenská 887, Valašské Meziříčí

“ De brievenbus is geplaatst bij de ingang van het gebouw aan Vrbenská 887, Valašské Meziříčí – markeer de enveloppe met „WHISTLEBLOWING“

CONTACTPERSONEN:

Tomáš Hradil – thradil@lipoelastic.com

Petr Remeš – premes@lipoelastic.com